採用費とは、採用にかかる全ての費用のことです。具体的には、求人サイトへの掲載費用、面接時の交通費、採用管理システムの導入費用など、さまざまなものが該当します。
そのため経理処理を行う際、「どの勘定科目として計上すべきか」「そもそも採用費の勘定科目を設けるべきか」などを迷う方も多いのではないでしょうか。
そこで本記事では、採用費の基本情報を整理した上で、採用費の勘定科目として計上する主なもの、具体的な仕訳例、採用費の仕訳や計上で迷いがち・悩みがちな点と解消法を紹介します。
採用費について、基本的な情報を以下で解説します。
採用費とは、採用にかかる全ての費用のことです。具体的には、求人サイトへの掲載費用、人材紹介会社への手数料、面接時の交通費、採用管理システムの導入費用などが含まれます。
また、採用活動の過程で必要となる履歴書の管理費用やオンライン面接ツールの利用料なども採用費に該当します。適切な人材確保は売上および利益の向上につながるため、採用費は単なる支出ではなく、事業成長に向けた投資と考えることが重要です。
近年の採用難および人材獲得競争の高まりなどを背景に、採用費は増加傾向にあります。株式会社リーディングマークの調査によると、新卒における採用費の増加を実感する採用担当者は69.4％、中途採用は68.4％という結果でした。
▼過去5〜10年間で「新卒採用」にかかる総費用は、どのように変化したと考えますか？
▼過去5〜10年間で「中途採用」にかかる総費用は、どのように変化したと考えますか？
こうした傾向から、各企業において採用費に関する経理処理を行う場面も増えていると推察されます。
採用費には法的に厳密な定義がないため、企業ごとに異なる解釈がなされています。
税法や会計基準において「採用費」という勘定科目が必須とされているわけでなく、採用に関する費用であっても企業によっては「広告宣伝費」「福利厚生費」「研修費」など別の勘定科目に振り分けるケースもあります。
そのため次の項目で示すように、採用に関する各費用をどの勘定科目で計上するかは、企業ごとに判断する必要があるのです。
採用費の勘定科目については、企業ごとに明確なルールを定め、社内で統一した運用をすることが重要です。
たとえば、「採用に関する費用は全て採用費として計上する」もしくは「求人広告にかかった費用は広告宣伝費、人材紹介会社への手数料は支払手数料、採用説明会の運営費は採用費に計上する」といったように、経理担当者と人事担当者の間で共通認識を持つことで、会計処理のブレを防げます。
ゆえに経営者や経理責任者の立場であれば、採用に関する各種費用をどの勘定科目で計上するのかを明確化する必要があります。経理担当者の場合は、採用費における自社の仕訳ルールを確認・理解しておきましょう。
また、明確な仕訳ルールを設ければ、税務調査時に説明しやすくなるメリットもあります。
企業によっては、採用だけでなく研修やトレーニング、資格取得支援にかかる費用をまとめて「採用教育費」として計上する場合があります。これは、人的要素に関わる費用をまとめて管理したいのが主な理由です。
とりわけ新入社員研修や入社前研修などに関する費用は、採用活動の延長線上にあるため、切り分けが難しいという背景もあります。
いずれにしても、仕訳ルールは各企業に委ねられているため、管理のしやすさや経営分析上でどのような数値を把握したいかなどを根拠に明確化しておきましょう。
勘定科目の基本として、オーナーが知っておくべき会計知識を以下にまとめます。
そもそも勘定科目とは、企業が発生した取引を整理し、帳簿に記録するための分類項目のことです。
たとえば、「売上」「仕入」「人件費」「広告宣伝費」といった項目があり、これらを適切に振り分けることで、会社の財務状況を明確に把握できます。
特に店舗経営では、日々の取引が多いため、適切な勘定科目の設定と管理が、スムーズな経理処理や税務対応につながります。
企業や店舗を経営するにあたって頻繁に用いられる勘定科目は、以下の通りです。
|
勘定科目名 |
内容 |
|
売上高 |
サービスや商品を提供して得た収益 |
|
仕入高 |
商品や材料を仕入れる際の費用 |
|
人件費 |
スタッフの給与や社会保険料など |
|
広告宣伝費 |
チラシ、SNS広告、求人広告などの費用 |
|
消耗品費 |
文房具類、包装資材、USBメモリのようなPC周りの小物などの備品費用 |
|
水道光熱費 |
電気・ガス・水道料金 |
|
支払手数料 |
クレジットカード決済手数料や振込手数料 |
採用に関する費用については、「これらのどこに計上するか」もしくは「採用費という勘定科目を設けて別で計上するか」を明確化する必要があります。
先にも触れましたが勘定科目は、企業ごとにある程度自由に設定できます。たとえば、採用費を「広告宣伝費」に含めるか、独自に「採用費」という勘定科目を作るかは、経営判断に委ねられています。
ただし、税務申告や財務管理の観点から、経理責任者や税理士と相談しながら、明確なルールを決めることが大切です。
また、科目を細かく分類しすぎると管理が煩雑になるため、「人件費」「採用費」などの適切なグループ分けを行えば、分かりやすい帳簿作成が可能となるでしょう。
正確な採用費の計上は、経営の透明性を保ち、財務管理をスムーズに進めるために不可欠です。
採用活動には、求人広告費、採用イベント費、人材紹介手数料など、さまざまな費用が発生します。これらを適切な勘定科目に分類せずに処理すると、経費の実態が不明瞭になり、経営判断やコスト管理に支障をきたす恐れがあります。
また、適切な計上は税務対策の観点からも重要です。採用費の処理が曖昧だと、税務申告の際に不明瞭な支出として指摘される可能性があるため、正しく分類し、根拠となる資料を整えておくことが求められます。
さらに、採用にかかるコストを明確に把握すれば、費用対効果の分析がしやすくなり、今後の採用戦略の最適化にもつながります。たとえば、どの媒体の求人広告が最も効果的だったのか、人材紹介会社の利用が本当に必要だったのかなど、具体的な判断材料を得られます。
採用は企業および店舗の成長に直結する重要な投資です。適切な計上と管理を徹底し、無駄のない採用活動を実現しましょう。
採用費の勘定科目に計上できる主なものを、以下で具体的に紹介します。
もちろん、いずれも必ず「採用費」として計上しなければならないわけでなく、企業ごとにより適切と考える勘定科目に計上可能です。ここでは、採用費の他に候補となる勘定科目もあわせて紹介しますので、参考にしてください。
採用活動の第一歩として、多くの企業が求人サイトや紙媒体、SNS広告を活用します。これらの求人広告の掲載費用は「広告宣伝費」または「採用費」として計上できます。
たとえば、美容室の新規スタッフ募集のために求人サイトへ広告を掲載する場合、その費用は採用費に含まれます。また、InstagramやFacebookのターゲティング広告を利用して求職者にアプローチする場合も、同様に計上可能です。
人材紹介会社や派遣会社を利用してスタッフを採用した場合、成功報酬や派遣手数料が発生します。これらの費用は「支払手数料」または「採用費」として計上するのが一般的です。
特に即戦力となる人材を採用する場合、紹介会社の利用は効果的ですが、費用が高額になりやすいため、予算管理が重要です。
採用活動の一環として、企業説明会や採用イベントを開催する場合があります。その際の会場費、運営スタッフの人件費、資料作成費などは「会議費」「広告宣伝費」もしくは「採用費」などに振り分けて計上できます。
また、遠方での採用イベントに参加する場合の交通費や宿泊費も、適切な科目で処理する必要があります。
面接時には、さまざまなコストが発生します。たとえば、応募者の交通費を負担する場合、「旅費交通費」として計上可能です。また、面接官が別拠点へ出向く際の交通費や、面接会場のレンタル費用も、適切な勘定科目で管理することが重要です。いずれも「採用費」として計上できます。
さらに、オンライン面接のためのツール利用料なども「通信費」や「採用費」として分類できます。
応募者の管理や選考の効率化を目的として、採用管理システム（ATS）を導入する企業も増えています。これらの初期導入費用は「ソフトウェア」または「設備投資費」、月額利用料は「通信費」や「採用費」として計上できます。
特に、採用活動を効率化し、より良い人材を確保するためには、適切なシステムを導入し、その費用対効果を把握するのが重要です。
採用活動ではさまざまな費用が発生しますが、勘定科目ごとに適切に仕訳を行うことで、経理業務の効率化や財務管理の精度向上につながります。以下に、主要な採用費の仕訳例を4つ紹介します。
▼求人広告費（求人サイト・SNS広告など）
例：求人サイトに30,000円の広告を掲載し、銀行振込で支払った場合
|
借方（支出） |
金額 |
貸方（支払方法） |
金額 |
|
広告宣伝費（または採用費） |
30,000円 |
普通預金（または未払金） |
30,000円 |
▼採用イベント参加費（説明会出展）
例：美容サロン向けの合同採用イベントに出展し、会場費や運営費として50,000円をクレジットカードで支払った場合（消費税10%）
|
借方（支出） |
金額 |
貸方（支払方法） |
金額 |
|
会議費（または採用費） |
50,000円 |
未払金（クレジットカード） |
55,000円 |
|
仮払消費税 |
5,000円 |
▼面接時の交通費支給
例：遠方から来た応募者に面接交通費として5,000円を現金で支給した場合
|
借方（支出） |
金額 |
貸方（支払方法） |
金額 |
|
旅費交通費（または採用費） |
5,000円 |
現金 |
5,000円 |
▼採用管理システムの利用費
例：クラウド型の採用管理システムを月額利用料10,000円（消費税10%込）で契約し、口座振替された場合
|
借方（支出） |
金額 |
貸方（支払方法） |
金額 |
|
通信費（または採用費） |
9,091円 |
普通預金 |
10,000円 |
|
仮払消費税 |
909円 |
採用費の仕訳では、どの勘定科目に計上するべきか迷うケースが多々あります。
特に以下のような項目は、会計処理の基準が明確でないことが多く、企業ごとに判断が分かれるところです。ここでは、こうした悩みどころとその考え方を解説します。
企業説明会を実施する際、会場までの移動費を「採用費」として処理するか、「旅費交通費」として処理するか迷うことがあります。
▼「旅費交通費」として計上するケース（一般的）
▼「採用費」として計上するケース
なお基本的には移動費用は「旅費交通費」、説明会の運営にかかった費用は「採用費」に振り分けるのが一般的です。
内定者向けの研修費用は、採用活動の一環と考えられるため「採用費」として処理することも可能です。ただし、正式な雇用関係が成立する前の費用か、入社後の教育としての費用かによって、勘定科目の扱いが変わることがあります。
▼採用費として計上できるケース
▼教育研修費として計上するケース
迷った場合は、研修の実施目的が「採用活動の一環」か「教育研修」かを判断基準にするとよいでしょう。
正社員と同じようにアルバイト・パートの採用にも費用がかかりますが、どの勘定科目に計上するかは企業の経理方針によって異なります。
たとえば、ある企業が「求人サイトへの掲載」と「人材紹介サービスの利用」のそれぞれから1人ずつアルバイトを採用したとします。
▼いずれも「採用費」として計上するケース
▼「広告宣伝費」と「支払手数料」に分けて計上するケース
どちらのパターンでも問題ありません。後から見てわかりやすいように統一して継続的に使用することが重要です。
採用費は、原則として費用が発生したタイミング（発生主義）で計上することが望ましいです。ただし、以下のように支払ったタイミング（現金主義）で計上するケースもあります。
▼発生主義（一般的な会計処理）
▼現金主義（中小企業に多い処理方法）
採用費が多額になる場合は、支払いタイミングと計上時期を揃えると、適切な財務管理が可能です。
人材紹介会社を利用して採用した場合、成功報酬として一定の手数料を支払うケースがあります。この場合の仕訳は以下のように処理されます。
▼例：人材紹介会社を利用し、採用成功報酬として200,000円を銀行振込で支払った場合（消費税10%）
|
借方（支出） |
金額 |
貸方（支払方法） |
金額 |
|
支払手数料（または採用費） |
200,000円 |
普通預金（または未払金） |
220,000円 |
|
仮払消費税 |
20,000円 |
採用市場での人材獲得競争が厳しさを増す昨今、増加しがちな採用費を抑えたいと考える方も多いのではないでしょうか。
そこで、ここでは採用費を抑えるためのポイントについて、一部事例を用いながら紹介します。
採用費を抑えるためには、定着率の向上を図ることが重要です。せっかく採用した人材が短期間で離職してしまうと、再び募集・採用活動を行う必要があり、結果的にコストがかさんでしまうためです。
厚生労働省による調査で生活関連サービス業における就職後3年以内の離職率は、高校卒で61.0%・大学卒で53.7%といわれるなか、オープンからの6年間、離職率5%〜10%未満を維持している企業（店舗）が存在します。
同店のオーナーはその要因のひとつとして、充実した教育面を挙げています。
入社後の座学のほかに、管理職向けにオリジナルのリーダープログラムを用意しています。私がこれまで勉強したコーチングの内容や、幼児教育のメソッドなども取り入れたオリジナルのものです。人間が成長する過程を理論的に理解し、現場で実践を含め３ヶ月に渡って学んでいきます。
引用：モアリジョブ｜ネイルサロン「NAILsGUSH・NAIL MAFIA」オーナー 木下さとこさん
また別の事例として、特に人手不足や採用難の問題が深刻とされる運送業界においても、以下のように定着率向上に成功しています。
ジョブローテーションにより他の従業員が交代可能となったことから気兼ねなく休める環境ができ、有休取得率も大幅に上昇。やりがいと働きやすさにつながり、課題だった定着率向上に至った。
引用：地域で活躍する中小企業の採用と定着事例集｜株式会社トレンディ茨城
こうした事例のように、教育面の充実化や勤務体制の見直しを行い定着率を高めれば、採用費を抑制可能です。その他の定着率の向上施策については、以下の記事で紹介していますので、ぜひあわせてご覧ください。
採用費を削減しつつ、マッチング精度を高める方法のひとつに、リファラル採用があります。リファラル採用とは、既存の社員から知人や友人を紹介してもらい、その人材を採用する仕組みです。
紹介料としてインセンティブを支払うとしても、通常の求人広告や人材紹介を利用する場合に比べ、コストを大幅に抑えることができます。
組織作りの考え方としては、①価値観の共有 ②透明性があること ③従業員にもサービスをする、という３つを柱にしています。
（中略）採用で大切にしているのは、その段階から価値観を共有していただけているかという点。そのためにリファラル採用（紹介制度）を推進しています。紹介してもらったら会社から紹介料も払うんです。紹介だと、信頼関係のスタートが違うんですよね。今働いているスタッフの半数近くは紹介で採用しています。
引用：モアリジョブ｜ヘアサロン「FILMS」代表 若林紀元さん
採用費を抑えながら効果的に人材を確保するためには、無料や低コストで利用できる採用チャネルを活用するのも有効です。その主要な手法として、SNSの活用とハローワークの利用が挙げられます。
まずSNSは近年、多くの求職者が情報収集の手段として利用しています。職場の雰囲気や従業員の働く姿をリアルに伝えることで、求職者が実際に働くイメージを持ちやすくなり、共感した人材の応募を促せます。
またSNSは拡散力が高いため、コストをかけずにより多くの求職者にリーチできるのも大きなメリットです。
特に美容・ヘルスケア業界では、InstagramやXなどを通じて求人情報を発信するサロンが増えています。
申し込みの比率は僕が運用しているInstagramが大きいです。とくに新卒採用に関しては、外部の採用媒体には掲載しておらず、Instagramと美容学校からの紹介からしか取っていません。
引用：モアリジョブ｜株式会社Lond ゼネラルマネージャー／リクルーター 関根孝文さん
一方、ハローワークは国が運営する公共の職業紹介サービスであり、全サービスを無料で利用できる点が魅力です。特に、地域密着型のサロンや店舗にとっては、地元で働きたい求職者とマッチングしやすいため、有効な採用手段のひとつです。
SNSでは業務内容や従業員紹介の記事を連載。また、ハローワークの直接リクエスト機能を活用して求職者にアプローチする等、様々な手段により会社の意志を伝えている。
引用：地域で活躍する中小企業の採用と定着事例集｜アサヤ株式会社
このように、SNSやハローワークを活用することで、広告費をかけずに効率的な採用活動を行えます。採用コストを抑えつつ、求職者との接点を増やすためにも、自社の採用戦略に合わせたチャネルを積極的に取り入れることが重要です。
各企業がさまざまな求人手法を活用していますが、自社に適したものでなければ、費用対効果が悪くなり、無駄なコストが発生します。
まず、採用ターゲットに応じて適切な広告媒体を選定することが大切です。大手求人サイトは広く求職者にリーチできるものの、掲載料が高額なため、業界や職種に特化した専門的な求人サイトの方が効果的な場合があります。
たとえば、業界特化型の求人サイト「リジョブ」は、美容師やエステティシャン、セラピストなどの求人に強く、求職者もこの業界で働くことを希望する人が中心のため、理想の人材にリーチしやすく、ミスマッチが起こりにくいのが特徴です。
また、人材紹介サービスの「リジョブエージェントサービス」もおすすめです。求人内容とマッチした美容師やアイリスト、柔道整復師、鍼灸師、あん摩マッサージ指圧師など専門性の高い人材の紹介を受けられます。
完全成功報酬型で初期費用はかかりません。さらに、求人掲載料や求人原稿作成費用も無料です。