【コピペOK】お断り通知メールの例文と印象アップのコツを解説

「お断りメールを出すタイミングは？」

「お断りメールの例文があれば知りたい」

「お断りメールのNGパターンを把握しておきたい」

お断りメールの送付にあたり、さまざまな疑問をもつ人も多いでしょう。また、一通のお断りメールで応募者からの信頼を失墜させてしまうリスクもあるため、採用担当者は慎重に取り扱う必要があります。

そこで本記事では、お断りメールの書き方や正しい例文を紹介します。印象アップのポイントも解説しますので、正しい通知方法と企業ブランディングの強化を図りたい担当者様はぜひご覧ください。

お断りメール（不採用通知メール）とは？

お断りメールとは、採用選考の結果、不採用となった応募者に対して通知するメールです。

お断りメールは、応募者への感謝と礼儀を示すために重要な役割を果たします。そのため、応募者に対する配慮として、なるべく迅速かつ丁寧に伝えることが大切です。適切なメールを送ることで、企業のブランドイメージや評判を守ることにもつながります。

なお、お断りメールのほかに電話や郵送などの手段がありますが、ABABA総研の調査によると、選考で不採用になった経験のある学生の96.6％がメールで連絡をもらったと回答しています。

このように、ほとんどの企業では不採用通知の手段としてメールを使用しています。

お断りメールを出すタイミング

お断りメールは、選考が終了した直後、できるだけ早く送りましょう。特に応募者が選考結果を待ちわびている場合は、迅速な送信が求められます。

理想的なタイミングは、選考結果が確定後の1週間以内です。遅れた通知は、応募者の時間を無駄にし、企業に対する信頼を損なう可能性があるため注意しましょう。

また、お断りメールを出すタイミングは企業によって異なります。たとえば、都内を中心にヘアサロンを多店舗展開するGARDENグループでは、求職者との面接を重視しているため書類選考の段階でお断りメールを出すことがないようです。

まずは書類選考を行い、「選考」といってもこの段階で不採用を決めることはありません。やはり会ってみなければ、その学生の魅力はわかりませんからね。

引用：モアリジョブ｜「GARDEN」マネージャ 深谷修さん

また男性専門美容室PERCUTでは、採用選考のためにウェブエントリーを活用しているのではなく、採用状況の把握が目的のようです。

ウェブエントリーの目的は毎年の採用状況の把握なので、よほどのことがない限りは不採用をお伝えすることはありません。

引用：モアリジョブ｜男性専門美容室PERCUT 代表 川口達也さん

同店は一次選考が集団面接なので、この店舗でも求職者に会う前に不採用を出すことはないと考えられます。

さらにHair Salon ONE EIGHTY DEGREES.でも、書類選考で不採用の判断を下すことは、ほとんどありません。面接では求職者と1対1のスタイルで行い、そこで得られる情報を重視しています。

次のステップは書類選考で、履歴書をチェックしており、この段階で不採用を出すことはほとんどありません。最後は面接で、私と学生の1対1のスタイルで行っています。

引用：モアリジョブ｜Hair Salon ONE EIGHTY DEGREES.代表 TETSUYAさん

以上のようにモアリジョブの事例を確認すると、採用の判断を下す際は面接から得られる情報を重視しており、書類選考のタイミングでお断りメールを出すケースが少ないようです。これも人材の人柄やスキル、感性を重視する美容業界の特徴の1つと考えられます。

お断りメールの書き方

お断りメールの書き方は次の通りです。

• 件名を具体的かつ明確に

• 応募に対する感謝を伝える

• お断りする理由が伝えられない旨を記載する

• 応募書類の対応方法について記載する

ABABA総研の調査では、不採用通知の連絡に対し、83％の学生が「形式的で冷たい印象を受けた」と回答しています。そうした冷たい印象をできるだけ与えたくない企業は、以下の書き方を意識してみましょう。

1.件名を具体的かつ明確に

件名はメールを開封するかどうかを決める重要な要素です。そのため、件名には「選考結果のお知らせ」「採用選考の結果について」のように、具体的でわかりやすい表現を使用してください。

あいまいな件名は応募者に不安や疑問を与えかねないため避けましょう。

2.応募に対する感謝を伝える

メールの冒頭では、応募者が時間と労力をかけて応募してくれたことに対して感謝の意を示しましょう。

たとえば、「この度は弊社の求人にご応募いただき、誠にありがとうございました」といった表現を使い、応募者への敬意を忘れずに伝えます。これにより、応募者に対する企業の誠実さと丁寧さをアピールできます。

3.お断りする理由が伝えられない旨を記載する

ほとんどの企業では、不採用の具体的な理由を伝えません。不採用の理由を伝えると抗議につながり企業のイメージダウンになるリスクがあるためです。

そのため、お断りメールの本文では「選考の結果、今回はご期待に沿えない結果となりました。詳細な理由についてはお答えできないことをご了承ください」と記載しましょう。

4.応募書類の対応方法について記載する

応募者の個人情報保護の観点から、応募書類の取り扱いについての明記は重要です。

たとえば「ご提出いただいた応募書類は、弊社の規定に従い、適切に処理いたします」などと記載し、書類の破棄や返却について明記します。これにより、応募者に安心感を与えられ、企業への不信感を払拭できます。

【ケース別】お断りメールの例文集

ここでは、以下のケース別にお断りメールの例文を紹介します。コピペでの利用も可能ですが、応募者名や会社名を記載する必要があるため、適宜調整しながらご活用ください。

ケース1.採用の定員がオーバーした場合の例文

ケース2.書類選考で不採用が決定した場合（書類返却あり）の例文

ケース3.書類選考で不採用が決定した場合（書類返却なし）の例文

ケース4.面接で不採用が決定した場合（書類返却あり）の例文

ケース5.面接で不採用が決定した場合（書類返却なし）の例文

ケース6.グループディスカッションで不採用が決定した場合（書類返却あり）の例文

ケース7.グループディスカッションで不採用が決定した場合（書類返却なし）の例文

ケース.8最終面接で不採用が決定した場合（書類返却あり）の例文

ケース.9最終面接で不採用が決定した場合（書類返却なし）の例文

お断りメールを出す際の注意点

ABABA総研の調査では、不採用通知をきっかけに85％の学生が「会社を嫌いになった」と回答。加えて、不採用になった企業の製品やサービスに対し、66％の学生が「今後使わない・周りにおすすめしない」と回答しています。

こういったネガティブな印象を与えないためにも、お断りメールを出す際は次の点に注意しましょう。

• 早めに送付する

• 配慮のある文章になっているかを確認する

• 選考段階によって内容を変える

• 送付先と誤字脱字を慎重にチェックする

• 緊急の場合や選考で深くかかわった場合は電話で伝える

それぞれの注意点について解説します。

早めに送付する

お断りメールは、できるだけ早めに送付しましょう。選考結果を待つ応募者の不安やストレスを軽減するためにも、決定後は迅速に送付するとよいです。迅速な対応は、応募者への敬意を示すことにもつながります。

目安としては、できれば当日、遅くとも1週間以内が望ましいです。

配慮のある文章になっているかを確認する

お断りメールの内容には、応募者への感謝の気持ちと、配慮のある丁寧な表現を使用しましょう。不採用の理由については、具体的に触れないほうがよいですが、その場合も慎重に言葉を選び、応募者の気持ちに配慮した文章にしてください。

また、応募書類の扱いや今後の機会についての案内も明確に記載し、透明性を保ちましょう。

選考段階によって内容を変える

選考のどの段階で不採用となったかに応じて、お断りメールの内容を調整しましょう。たとえば、書類選考段階では、応募者の労力に感謝する程度の簡潔な内容が適しています。

一方、最終面接後のお断りの場合は、応募者が面接にかけた時間や労力に対する感謝の意を表すとともに、より丁寧な言葉遣いが求められます。それぞれの段階に応じた適切な対応が、企業の誠実さを伝える手段となります。

送付先と誤字脱字を慎重にチェックする

お断りメールを送る際には、送付先の確認と文面の誤字脱字チェックが不可欠です。間違った相手に送信したり、誤字脱字が多かったりすると、応募者に対して多大な不信感を与えます。

そのため、メールアドレスを二重チェックし、文章の内容が正確であることを確認してから送信しましょう。特に、個人名や企業名のスペルミスは避けるよう細心の注意を払ってください。こうした誠意ある対応が次の応募者獲得へとつながります。

緊急の場合や選考で深くかかわった場合は電話で伝える

お断りの内容がデリケートな場合や、緊急性が高い場合、または選考過程で応募者と深く関わった場合は、電話で直接連絡するのが適切です。最終面接に至るまで多くの時間を費やした場合や、選考の結果が応募者に大きな影響を及ぼすと予想される場合なども該当します。

電話での連絡は、メールでは伝えにくいニュアンスを直接伝えられ、応募者への配慮を示せます。また、質疑応答の時間を設けると、応募者は疑問や不安を解消できます。

選考で深くかかわった場合でも、形式的なお断りメールを送ると、応募者に「冷たい」という印象を与える可能性があります。

不採用通知が冷たいと感じた学生の声について、具体例をあげると次の通りです。

「長期間待たされた挙句、形式的なメールで不採用を伝えられて腹が立った。」

「形式的なメールだけで、なぜ落とされたのか理由が分からなかった。」

「メールに名前の記載がなく、一斉配信されたものだと思うと悲しかった。」

引用元：株式会社ABABA総研の調査

お断りメールの印象をアップさせるコツ

お断りメールの印象は以下を意識することでアップします。

• 面接のフィードバックをやんわり伝える

• 応援メッセージを記載する

• 相手に良い印象を与えられるよう配慮する

それぞれのコツについて解説します。先ほど紹介したお断りメールの例文に付け加える形で利用してみてください。

面接のフィードバックをやんわり伝える

お断りメールの中で、面接のフィードバックを簡潔に伝えることは、応募者にとって貴重な学びとなります。ただし、フィードバックの内容が応募者にとってネガティブに受け取られないよう配慮が必要です。

たとえば、「今回は〇〇の経験が重視されましたが、あなたの〇〇への関心は非常に高く評価されました」といった形で、具体的なスキルや強みにも触れつつ伝えるとよいでしょう。

応援メッセージを記載する

お断りの結果を伝えた後に、応募者の今後の活躍を願う応援メッセージを添えると、企業の温かい姿勢を示せます。

たとえば、「今後のご活躍を心よりお祈りしております」や「次回のチャレンジも応援しております」といった文言を加えると、応募者が前向きな気持ちを持ちやすくなります。

こういった配慮のあるメッセージは、応募者に対して敬意を示すと同時に、企業ブランディングを強化する効果もあります。実際、不採用通知で「温かさ」を感じた学生の声にも表れています。

「落ちたのは残念だが、人事が個別に応援メッセージをくれて励ましてくれた。」

「メールの中に、いつか一緒に働きたいという一文を見つけて感動した。」

「私が面接で話した内容が書かれていて、覚えていてくれたことが嬉しかった。」

引用元：株式会社ABABA総研の調査

相手に良い印象を与えられるよう配慮する

お断りメールでは、応募者に対して丁寧かつ敬意をもった対応を心掛けましょう。

まず、応募者の時間と労力に対する感謝の気持ちをしっかりと伝えましょう。たとえば「お忙しい中、当社の選考にご参加いただき、誠にありがとうございました」といった言葉を添えると、応募者への感謝と敬意を示せます。

また「多くの優秀な候補者の中から選考させていただいた結果」といった表現を使うと、個別の理由を避けつつ丁寧な対応を示せます。

このように、お断りメールは応募者の立場に立って考えることで、相手に寄り添った良いメール文を作成できます。

お断りメールでのNGパターン

お断りメールを送信する際に注意したいNGパターンは次の通りです。

• 宛名を苗字のみにする

• 連絡をしない・連絡が遅い

• 選考結果までが長い

それぞれのパターンを確認しましょう。

宛名を苗字のみにする

お断りメールの宛名を苗字のみにするのは避けましょう。「○○様」といった形で、苗字のみを使うのは形式的で冷たい印象を与えるためです。

応募者に対して親しみやすさや敬意を示すためにも、フルネームで宛名を書きましょう。また、応募者の名前を正確に記載することも重要です。誤った名前や間違ったスペルは不信感を招く可能性があるため、細心の注意を払ってください。

連絡をしない・連絡が遅い

選考結果を通知しない、または連絡が遅れることは、応募者に対して非常に失礼です。特に、最終選考に進んだ応募者は、結果を心待ちにしています。結果が決定したら、早めの連絡が求められます。

連絡が遅れる場合は、理由を説明するなどの配慮も必要です。連絡がないままの放置は、応募者に対する敬意を欠く行為であり、企業の信頼性にも影響を与えかねません。迅速かつ丁寧な対応を心掛けましょう。

選考結果までが長い

選考結果を通知するまでの時間が長い場合は、修正が必要です。応募者は結果を待つ間に不安やストレスを感じることが多く、結果発表が遅れると企業に対する不信感を抱く原因になります。

そのため、選考はなるべく迅速に進め、結果が出たらできるだけ早く連絡しましょう。選考を一人に任せるのではなく、複数人で対応すれば時短できます。たとえば、美容サロン「ALBUM」では、二次面接で現役のスタイリストに加えて店舗の代表が参加しています。

二次面接は、対面で行います。面接官は、一次面接のときに集まったメンバーに加えて現役のトップスタイリスト、各店舗の代表が参加します。

流れとしては、一次面接と同じく志望動機、自己PRなどをしてもらい、気になったところをスタイリストや店舗の代表に質問してもらいます

引用元：モアリジョブ｜美容サロン「ALBUM」経営管理部広報部門長 山本剛瑠さん

理由があって選考が長引く場合は、その旨を応募者に適時に伝えるなど、丁寧な対応が求められます。適切なコミュニケーションを通じて、応募者の不安を軽減してあげましょう。

応募書類の取り扱いを記載していない

お断りメールに応募書類の取り扱いについての記載がないこともNGです。応募者は、提出した書類がどのように扱われるのかを気にしています。そのため、お断りの連絡とともに、応募書類の返却の有無やデータの処理方法などを明記しましょう。

たとえば「応募書類は返却いたしませんが、責任を持って破棄いたします」といった文言を添えると、応募者は安心できます。こうした配慮は企業の信頼性を高める要因にもなります。

【例文】お断りメールではなく電話・郵送・手紙で不採用を通知する場合

ここでは、お断りメールではなく、電話・郵送・手紙で不採用を通知する際の例文を紹介します。

電話での不採用通知

電話で不採用通知する場合の、フォーマットは次の通りです。

手紙・郵送での不採用通知

手紙・郵送で不採用を通知する際のフォーマットは次の通りです。

▼手紙での不採用通知