売上げや利益の低下が続くとき、その原因は市場環境だけでなく、職場環境にあるかもしれません。職場環境に注目して改善を施せば、スタッフのモチベーションや生産性の向上、ひいては売上げアップも期待できるでしょう。
そこで本記事では、多くの効果を生む職場改善について、具体的に何をすべきかのアイデアを紹介します。
はじめて職場改善に取り組む方にも分かりやすいように、基本情報や進め方、具体例を併せて解説するので、ぜひ参考にしてください。
職場改善とは
職場改善とは、従業員の働きやすさや業務効率を向上させるなど、職場環境をよりよくする取り組みです。ここでいう職場環境が具体的に何を指すのかは、後項目「職場環境の要素」で解説します。
以下では、職場改善はなぜ重要なのか、また、職場改善を正しく理解するために重要になる労働環境との違いを解説します。
職場環境を改善する重要性
職場環境の改善は、会社が抱えるさまざまな問題を解決することにつながります。たとえば、以下のような改善に役立つでしょう。
- 仕事のストレス軽減
- 職場の人間関係の改善
- 生産性の向上
なお職場環境への配慮は、労働契約法の第5条においても以下のように定められており、その重要性が示されています。
第5条 使用者は、労働契約に伴い、労働者がその生命、身体等の安全を確保しつつ労働することができるよう、必要な配慮をするものとする
厚生労働省「労働契約法のあらまし」
さらに最終的には売上げ・利益アップや、離職率の低下につながるため、職場改善は経営者にとって重要なテーマといえるのです。
労働環境との意味の違い
職場環境と似た言葉に労働環境があります。2つの言葉は、広い意味では大きな違いはありません。いずれも会社の環境に関する用語です。ただし、細分化すると若干の違いがみえてきます。
労働環境を定めているのは、労働安全衛生法や労働基準法などの法律です。たとえば、作業時間、給与、福利厚生などが含まれます。一方、職場環境には物理的な側面が多くあります。
そのため、2つを分けるなら労働環境は外的な要件全般を指し、職場環境は物理的（オフィスや作業場の環境）、社会的な内容（職場での人間関係など）に限定したものといえるでしょう。
労働環境の改善については、以下の記事で詳しく解説していますので併せてご覧ください。
職場環境の要素
職場環境を構成している要素について説明します。厚生労働省の作成した職場環境改善の手引によると、職場環境の要素は以下の4つに分かれます。
- 作業場・オフィス環境
- 仕事の進め方
- 職場の人間関係・相互支援
- 安心できる職場のしくみ
詳しくは、以下で解説します。
作業場・オフィス環境
物理的な条件については、厚生労働省が令和3年12月に「事務所衛生基準規則及び労働安全衛生規則の一部を改正する省令」を交付しています。これにより、職場環境に対する労働衛生基準が定められました。
各項目と最適な環境にするための条件は下記のとおりです。
|
項目 |
理想的な環境の条件 |
|
照度 |
※資料の袋詰め等、事務作業のうち、文字を読み込んだり資料を細かく識別したりする必要がないものが該当 |
|
温度 |
|
|
休憩設備 |
|
|
便所 |
|
|
更衣室・シャワー設備など |
|
参考：厚生労働省「ご存知ですか？職場における労働衛生基準が変わりました」
なお「照度」の条件にある「ルクス」とは、その場所に到達している光の量を表す単位であり、照度計で測定できます。
仕事の進め方
仕事の進め方には、以下のような要素が含まれます。
- 仕事の量：適切な仕事量が設定されているか
- 裁量度：権限譲渡や1人あたりの裁量権は過度になっていないか
- 役割の明確さ：自分のするべき役割が分かりやすく提示されているか
- 仕事の量・質の負担軽減：人間工学の考えに基づいて働きやすい環境を整えているか
人間工学とは、働きやすい職場環境を実現し、効率よく働くために道具や環境を設計する考え方のことです。職場環境について置き換えると、作業スペースや作業姿勢といえます。
美容室でいうなら、洗面台や固定した鏡などの配置、パソコンや各種道具が使いやすく整えられているのか、などが当てはまります。
また、仕事の指示を明確にしたり、心身の負担をかけるような過度な作業を避けたりすることも人間工学に基づいた要素です。
職場の人間関係・相互支援
職場の人間関係も、職場環境の要素のひとつです。上司や同僚とのコミュニケーションの取りやすさや、全スタッフが情報共有に満足しているかを、改めて考えてみましょう。
また、無理な飲み会の強要や各種ハラスメントもスタッフにとって大きなストレスの要因になります。飲み会や食事は、一見コミュニケーションの多い職場にするために必要と思えますが、相手が望んでいない可能性も視野に入れなければなりません。
加えて、ワークライフバランスを守って働いてもらうために、交代で有給休暇を取得するなど相互支援に関する工夫も求められます。
職場の制度・仕組み
スタッフが長期的に安心して働ける職場のための制度や仕組みづくりも、職場環境の要素に含まれます。キャリアプランやキャリアアップに関する制度が整っているのかを見直しましょう。
たとえば、モチベーションを維持できるようなキャリアプランは提示できているでしょうか。スタッフに対して曖昧な表現や、評価者の主観に頼る評価基準を設定していると、評価されない職場として認識されかねません。
何かトラブルが起きたときや、悩みを抱えたときに相談できる窓口を設置することも必要です。
職場改善のアイデア8選
職場環境の要素を踏まえ、改善に向けた具体的なアイデアを8つ紹介します。
1.5Sを意識した職場環境を構築する
5Sとは、トヨタ自動車が生産方式を重視するうえで重要視した5つの項目です。下記の通り、それぞれの頭文字がSのため、5Sと呼びます。
- 整理（Seiri）：必要なものと不要なものを区別し、不要なものを排除すること。
- 整頓（Seiton）：必要なものを使いやすい状態に配置し、誰でもすぐに取り出せるようにすること。
- 清掃（Seiso）：職場や設備を清潔に保ち、異常の早期発見や品質の維持を図ること。
- 清潔（Seiketsu）：整理・整頓・清掃の3Sを維持し、標準化すること。
- しつけ（Shitsuke）：決められたルールや標準を守る習慣を身につけること。
5Sを維持することで、高い水準を保ちつつ、イレギュラーが起きたときにはすぐに気付ける環境を構築できます。
5Sの基準は、職場によってさまざまです。まずは不足する項目の特定からスタートし、どのような基準を設けるべきか検討しましょう。
2.従業員間のコミュニケーションを活性化させる
人は相談や質問を行えない閉鎖的な環境に対して強いストレスを感じます。悩みや疑問を質問できず、悶々と抱えてしまうと離職にもつながります。上司への相談や同僚との会話など、適度なコミュニケーションが取れているかを見直してみましょう。
HR総研が行った調査によると、社内コミュニケーション活性化のために実施した取り組みで最も多いのは「1on1（個人面談）」でした。
業務中の会話も大切ですが、対面での面談だからこそ話せることも多くあります。
HR総研が別途行った調査では、直近離職率が低い企業は定期的面談を取り入れているとの回答もありました。
個人面談を行うことで、スタッフからも「自分は大切にされている」と感じてもらえるきっかけとなるでしょう。
とても人を大切にしてくれる会社だと思います。私自身は発言力があるようなタイプではないですが、定期的に面談の場があり、自分が思っていることを伝える機会がありますし、個人の思いをくみ取ってくれているように感じます。
引用：モアリジョブ／「ニューアート・ヘルス＆ビューティー」山脇菜那子さん
3.ストレスチェックを実施する
ストレスチェックとは、ストレスに関する質問票を使ったストレス度検査のことです。2015年12月の「労働安全衛生法」の改正により、毎年1回、50人以上の事業所では全ての労働者に対しての実施が義務となりました。
50人以下の事業所は義務ではなく努力義務ですが、実施することで職場環境の何にストレスを感じているのかを明確にできます。
厚生労働省の作成した「ストレスチェック制度導入マニュアル」に記載された実施手順は、以下のとおりです。
なおストレスチェックの実施者は、以下のように定められています。
- ストレスチェックの実施者
ストレスチェックを実施する者。医師、保健師、厚生労働大臣の定める研修を修了した歯科医師、看護師、精神保健福祉士、公認心理師の中から選ぶ必要があります。
外部委託も可能です。
引用：厚生労働省「ストレスチェック制度導入マニュアル」
小規模なサロンなどが導入するのは難しいと感じるかもしれません。ただ50人未満向けのストレスチェックサービスを提供している病院も増えており、50人未満の事業所でも義務化する動きがあるため、導入を検討しましょう。
4.経営理念やビジョンを可視化する
経営理念や会社のビジョンを目に見えるところに掲げることで、スタッフが目指す方向性を再確認できたり、自らの貢献を実感できたりします。
ほかにも、キャリアアップのための評価基準シートや、毎日の売上記録なども効果的です。チーム一体となったコミュニケーションが生まれやすくなり、休憩中の会話にも自然と仕事に関する前向きな話題が挙がりやすくなるでしょう。
5.柔軟な勤務制度を整備する
職場の状況にもよりますが、多様な働き方に合わせてさまざまな勤務制度を取り入れるのもひとつの方法です。たとえば、以下のような制度が挙げられます。
- フレックスタイム：従業員が始業・終業時間を自由に選択できる制度
- 短時間勤務：育児や介護がある人の所定労働時間を短縮する制度
- 副業兼業：主な仕事以外の業務をする人を認める制度
- テレワーク（ハイブリッドワーク）：在宅勤務や、出勤と在宅勤務をかけ合わせた働き方を取り入れる制度
小規模なサロンであれば、ピークタイムや閉店作業で人手が必要な数時間のみ、といった働き方も検討できます。従業員の希望に合わせた働き方を模索してみましょう。
6.有給休暇を取得しやすい環境を整える
有給休暇は、事業所の規模に関わらず取得の権利がある制度です。勤続年数6カ月以上で10日が付与されます。
厚生労働省の作成した「労働時間等見直しガイドライン」によると、有給休暇を取得しやすい環境を整えるためには、以下のような取り組みを推奨しています。
- 時季指定：取得希望時季を聴取し、雇い主が取得時季を指定する
- 取得管理簿の作成：取得状況を確認、記録し業務量を調整して取得を促す
- 時間単位付与：労使協定を結ぶことで従業員の時間単位での有給消化ができる
- 早期付与：取得条件（勤務期間）を緩和して取得を早める
特に小規模なサロンでは、スタッフ間の協力がなくては有給休暇はスムーズに取得できません。日ごろから有給休暇に関する会話を促して、取得しやすい環境を作るのも責任者の仕事といえるでしょう。
7.継続的な学習支援を行う
スタッフが停滞せずに常に成長を実感できる環境にすれば、やりがいのある職場と認識されやすくなります。
株式会社アーキ・ジャパンの実施した調査によると、やりがいを感じる項目の1位は「スキルアップしている実感」が34.1%と、「給与」よりも上回る結果となりました。
美容室などの技術職で行えるキャリアアップの支援例としては、技術研修や勉強会、資格取得などがあります。また、長期間働いているスタッフに対して、マネジメント研修を実施するのもよいでしょう。
スタッフが進みたい方向性を話し合い、適切なキャリアパスを用意することでモチベーションアップを期待できます。
同じ系列店で、まつ毛パーマや美容室も展開しているので、そういったお店に移ることもできます。
逆にお客様と接していることに幸せを感じるという人は、キャリアアップを目指さず、そのまま接客に集中してもらうことも可能です。
このように多様な選択ができるのが、この会社の特徴ではないかと思っています。
引用：モアリジョブ／「BeautyGrow」今井仁美さん
今井さんご自身は、仕事にマンネリしてきたころに店長職を打診されたことで、充実した時間を過ごせるようになったと語ります。
8.メンタルヘルスケア体制を整備する
メンタルヘルスケアに関する体制の整備は、スタッフの心身の健康維持や生産性向上、離職率の低下といった多くのプラス効果を生み出します。
先ほど紹介したストレスチェックもメンタルヘルスケアの一環ですが、ほかにも以下の方法が挙げられます。
- セルフケア教育：スタッフ自身がストレスレベルを自主評価して対処する機会を増やす
- ラインケアの強化：経営者や責任者がメンタルヘルスに興味を持てるように研修を実施する
- 専門家との連携：産業医やカウンセラーと協力し、支援体制を築いておく
小規模なサロンでは、専門家との連携や研修の実施は難しいかもしれません。そのため、セルフケア教育の推進が重要です。即時に取り組めることとして、ストレス管理やストレス緩和の方法に関する研修を行ってみるとよいでしょう。
効果的な職場改善の進め方例
ここからは、現状の把握から実施までのPDCAの流れに則り、どのように進めるとよいのかを、厚生労働省の作成した「職場環境改善の手引」を参考にしつつ解説します。
いずれの過程でも、推進するためにはチーム体制を構築することが大切です。1人では行わず、スタッフを巻き込んで実施しましょう。
1.アンケートなどで現状を把握する
スタッフに対するアンケートやディスカッションを実施することで、自店舗の職場環境における問題点や課題を洗い出します。アンケートの項目については、厚生労働省の作成した職場環境改善ツールのうち、アクションチェックリストを参考にしてみましょう。
このような項目が要素に分かれて記載されており、「できていない・問題がある」と思えば「提案する」を選択します。集計した結果、最も「提案する」が集まったものは優先して対処が必要な課題です。
アクションチェックリスト の項目はあくまでも例のため、参考にしながらリーダーなどと話し合い、自店舗に当てはまるアンケートを作成しましょう。
2.課題を特定し、優先度をつける
課題を特定できたら、解決する優先度を付けていきます。優先度は、以下の順番で付けましょう。
上記の図は、緊急度／重要度マトリクス（アイゼンハワーマトリクス）です。アメリカ第34代大統領であるアイゼンハワーが考案したもので、物事を緊急度と重要度に分けてタスクを分類していくフレームワークです。
アイゼンハワーマトリクスに加え、投資コストと必要な期間も踏まえ、低コストかつ短い期間で一定の効果を見込めるものを優先しましょう。
3.課題に対する解決策を検討する
挙げた課題に対して、改善計画を作成します。計画書には、「いつ、だれが、何を行うのか」を書きこみましょう。
改善策は1つでも複数でも構いません。効果が高く、すぐに取り組めるものを優先して行います。解決策の実行者を1人に限定しないようにする工夫も必要です。
アンケートやグループディスカッションを通してスタッフ全員で問題意識を共有し、大人数で前向きに改善に取り組むと効果的です。
4.目標を設定する
どのような状態になれば改善が完了したと判断できるのか、その目標を設定します。目標を設定する際には、KPIを意識して設定しましょう。KPIとは、Key Performance Indicatorの略で、組織やプロジェクトで目標達成の度合いを把握するための具体的な指標のことです。
KPIを設定するときは、SMARTの原則に従います。
- Specific（具体的）
- Measurable（測定可能）
- Achievable（達成可能）
- Relevant（関連性がある）
- Time-bound（期限がある）
本来の目的を達成できたかをうやむやにしないためにも、必ず目標数値を設定したうえで職場改善を行いましょう。
5.優先度順に解決策を実行する
計画書に則り、解決策を実行します。実行する際に重要なのは、改善しなければならない職場に対し、ネガティブな部分を全面に押し出し過ぎないことです。
改善する＝悪いことをなくす、というイメージを持ってしまうと、職場の空気が悪くなりかねません。今までの文化で満足していたスタッフを否定することや、築き上げてきた文化を壊すことになると、スタッフとの関係性が悪化する危険性もあります。
あくまでも良いところに焦点を当て、情報を共有しながら理解を得て一緒に進めるようにしましょう。
6.振り返りを行う
目標に対して、改善がどのくらい進んだのかを定期的に確認します。振り返る際、実施するうえで困ったこと、新しく見つかった課題点も整理し、今後の活動に役立てましょう。
設定した目標に対する数値的な評価も大切ですが、スタッフの取り組み姿勢や気持ちの面での変化にも言及することで、店舗としての一体感も生まれやすくなります。
仮に数値を達成していなかったとしても、次はどうすれば達成できるのか、どこまではできていたのかなど、過程を分析して次の施策に活かすことが重要です。
職場環境改善の具体例3選
事例1：美容室Nanea「労働時間短縮と柔軟な勤務体制の導入」
美容室Naneaでは、スタッフの労働改善を最優先にした結果、営業時間を以下のように短縮しました。
引用：mememag
月10時間の営業時間短縮のうえ、給与ベースもアップし、人件費は大幅増となる計算です。
当初は赤字経営になるかと思われましたが、実際には成功し、全体的なアイドルタイムが減り、生産性が向上しました。スタッフのプライベートが充実し、スタッフの満足度も大幅に向上した好事例です。
事例2：株式会社牛若丸「オートシャンプーの導入でストレス削減」
2つ目の事例は、タカラベルモントが紹介する職場にオートシャンプーを導入したことで職場改善に成功した美容室です。オートシャンプーにより、シャンプーからドライに必要な1人あたり20分の時間を別の業務に当てられるようになりました。
スタッフの手や指への負担を軽減できたり、入客数を増加できたりと多くのメリットを得られています。
事例3：iii（スリー）「自己評価と他者評価を組み合わせた評価制度作成」
最後の事例は、サロンが大きくなるには売上げや技術のみならず、協調性や真面目さが必要と考えたiii（スリー）が導入した評価制度です。
この評価制度では、新人レベルから役員レベルまで人としての成長を評価します。自己評価に他者評価を合わせた複合的な評価により、納得感のある評価制度を生み出しました。
引用：リジョブ
評価制度を設定したことで、本当に人から信頼され尊敬されるリーダーがキャリアアップできるようになり、サロン全体の士気向上につながっています。
- 執筆者情報
- Bizリジョブ編集部